Een documentmanagementsysteem is software en/of hardware welke uw documenten op een verantwoorde en doelmatige wijze classificeert, opslaat en terug laat vinden.

Kenmerken

• Opzoeken van documenten en e-mails wordt aanzienlijk eenvoudiger

• Organiseren van de werkzaamheden door het creëren van een verzamelplaats van sneltoetsen, die verwijzen naar de juiste documenten zonder een fysieke verplaatsing van het betreffende document in de computer.

• Consistent bedrijfsbreed beleid met betrekking tot de bevoegdheden voor inzage van een document.

• Consistent beleid m.b.t. de archivering van documenten en e-mails

• Gezamenlijk gebruik van documenten wordt mogelijk.

• Registratie van de historie van documenten geeft overzicht en inzicht.

• Automatisch archiveren van documenten en e-mails voorkomt  "kwijtraken".

Huidige situatie

In organisaties die geen documentmanagementsysteem gebruiken, worden documenten en e-mails vaak op de volgende wijze behandeld:

• Opslaan van documenten met behulp van een zelfbedachte naam

•  Wisselend opslaan op de lokale schijf of op de server

• Bij het opslaan van een aangepaste versie is de naam niet altijd consistent

• Zoeken van documenten, die niet recent onder de aandacht zijn geweest vraagt vaak veel tijd

• Geen beveiliging aanwezig in het wel of niet inzicht mogen hebben in bepaalde documenten

• Niet verwijderen van de oudere versies van een document

• Zelfstandig terughalen van een back-up is voor de gebruiker meestal onmogelijk.

Inzet van DMS

Voor de kantoorwerkzaamheden is de desktop-PC hét instrument om daarmee dagelijks worddocumenten, spreadsheet, presentaties en e-mails te produceren, te bewerken en te bewaren. De explosie van digitale informatie in de huidige kantoorpraktijk vraagt om een gestructureerde en kostenbewuste aanpak. Zeker vanuit financieel oogpunt is het de moeite waard om eens te onderzoeken of  een DMS voordelen biedt. Als computheek bieden wij u daarvoor het systeem van Interwoven WorkSite 8.0 met daarin de softwaremodules DeskSite en MailSite.

Graag informeren wij u over de mogelijkheden en ondersteunen u bij interne verantwoording.