Computalk

Is de spraakdivisie van De Computheek B.V. en de specialist in Nederland op het gebied van Digitale spraakverwerking. Computalk adviseert, begeleidt en coördineert spraakverwerkingsprojecten, stelt hiervoor maatwerktrainingen samen en biedt deskundige technische ondersteuning voor, tijdens en na een implementatie van spraakverwerking.

Zoals onze relaties van ons gewend zijn, zijn wij altijd op zoek naar middelen die het werken in een kantoorautomatiseringomgeving snel, gemakkelijk en overzichtelijk maken.

Gestelde randvoorwaarden

Digitale spraakverwerking voldoet aan alle eisen die Computalk stelt wanneer het gaat om:

• Eenvoud en gebruiksgemak

• Gebruikmaken van standaarden

• Stabiliteit van automatiseringsoplossingen

• Minimale belasting van netwerken

• Compatible met spraakherkenningsoftware

• Betaalbaar

Conceptueel

Digitale spraakverwerking werkt op basis van het inspreken van dictaten via alle tot nu toe bestaande middelen. Ondanks de diversiteit aan mogelijkheden om een dictaat in te spreken en de locatie vanwaar dit gebeurt, worden alle dictaten overzichtelijk geordend binnen een centrale omgeving op het netwerk. Wanneer gebruik gemaakt wordt van tekstuele spraakherkenning behoort het op de achtergrond uitschrijven van het dictaat tot een tekstdocument ook tot de mogelijkheden. Het secretariaat kan, afhankelijk van de wijze van dicteren, vanuit de centrale omgeving de digitale dictaten controleren of  transcriberen

Functioneel

Digitaal dicteren met een (draadloze) headset, Speechmike,  voicerecorder, telefoon of mail.

• Dicteren op kantoor, thuis, flexplek of onderweg.

• Dictaten worden overzichtelijk opgeslagen in een centrale omgeving op het netwerk.

• Realtime overzicht van het digitale dictaten aanbod, met prioriteitstelling en spoedmelding.

• De centrale omgeving op het netwerk draagt zorgt voor de workflow, organisatie en bewaking van de dictaten.

• De digitale dictaten kunnen direct of achteraf worden uitgeschreven met spraakherkenningssoftware.

• Afhankelijk van de gebruikte dicteerfunctie, verschuiven de werkzaamheden van het secretariaat van transcriberende handelingen naar controlerende handelingen.

• Voortgangsstatistieken bieden direct inzicht in zowel de status van de te verwerken dictaten als de medewerker die de dictaten heeft verwerkt.

• Het secretariaat kan als vanouds met de voetschakelaar en headset de digitale dictaten bewerken.

• Dicteren "zoals altijd’" blijft  mogelijk.

Vergroot uw mobiliteit Digitale dictaten kunnen voor directe uitwerking ook per e-mail naar  kantoor, secretariaatsbureau  of  thuiswerkplek worden verzonden.  Hiervoor kan gekozen worden uit een groot assortiment digitale-voice recorders,  tablet pc’s of mobiele telefoons. Een prettig gevoel als de  uitgewerkte documenten klaar liggen bij aankomst op kantoor!

Reden voor overdenking

Alvorens als organisatie stappen te ondernemen richting Digitale spraakverwerking is het verstandig om eerst na te denken over de voor- en nadelen hiervan en de impact die dit op de organisatie heeft. Computalk, als professionele adviseur, heeft voor u alvast een aantal uitgangspunten op een rijtje gezet die het u gemakkelijk maken om juiste keuzes en stappen de definiëren.

Als professionele organisatie, wilt u kunnen vergelijken wat er momenteel op de markt voor handen is om de huidige analoge processen van spraakverwerking binnen uw organisatie te optimaliseren.

Digitale spraakverwerking mag geen des-investering tot gevolg hebben. Huidige mogelijkheden en middelen moeten worden uitgenut. Dit betekent dat u ondernemersbewust omgaat met uw keuze wanneer u staat voor vernieuwingen.

Digitale spraakverwerking moet een besparing opleveren. Zowel voor de auteur als het secretariaat. Door gebruik te maken van Digitale spraakverwerking komt tijd beschikbaar!

Digitale spraakverwerking is ondersteunend in het ordenen en inzichtelijk maken van digitale dictaten. Dit betekent voor een organisatie een verbetering in kwaliteit en service gerichtheid zowel voor medewerkers als commerciële relaties.

Digitale spraakverwerking moet een flexibiliteitverbetering opleveren in de werkwijze van dicteren en de mobiliteit van medewerkers verhogen. Dit betekent  geen verlies van kostbare werktijd doordat  medewerkers niet ‘op de juiste plaats’ kunnen zijn om de werkzaamheden te verrichten.

Universiteit van Utrecht

Recentelijk heeft er een lezing plaats gevonden aan de Universiteit van Utrecht met als onderwerp "Het moderne kantoor" waarbij vooral is ingegaan op de beroepsgroep advocaten en notarissen. Een greep uit de publicatie willen wij u niet onthouden.

Een advocaten-, notaris- of gerechtsdeurwaarderkantoor anno 2003 kent vaak een geautomatiseerde roladministratie, een volledig elektronisch dossier archief en spraakherkenning. Naar schatting ongeveer een derde van de advocatenkantoren in ons land maakt gebruik van een speciaal op de advocatenpraktijk toegesneden systeem. Evenzo valt er in de toekomst -­voor wie daar nu nog geen gebruik van maakt- niet aan spraakherkenning te ontkomen. Er zijn inmiddels systemen ontwikkeld die het gesproken woord op een voldoende efficiënte wijze omzetten in schrift. Het voordeel van de huidige spraakherkenningsystemen is dat ze al doende leren; de door het systeem verkeerd herkende en door het secretariaat gecorrigeerde woorden, worden automatisch toegevoegd aan het spraakprofiel van de gebruiker. Waar een secretariaatsmedewerker op een advocatenkantoor gemiddeld 60% van de

tijd kwijt is aan het uitwerken van dictees, is dat met spraakherkenning nog maar 20%. Verder moet bedacht worden dat een spraakherkenningsysteem voor een vreemde' taal het nog eenvoudiger maakt om een verslag, notitie etc. in die taal te schrijven.

Dat steeds meer gebruik zal worden gemaakt van spraaktechnologie staat buiten kijf. Het bijzondere is dat niet woord-voor-woord wordt vertaald, maar dat wordt uitgegaan van hele zinnen, zodat woorden in hun context worden gezien en vertaald.

Op die manier kunnen kosten worden bespaard. Hoeveel is moeilijk aan te geven. PriceWaterhouse-Coopers onderzocht de situatie in Engeland en kwam tot de conclusie dat 90% van de advocatenkantoren geen idee had welk bedrag zou kunnen worden bespaard door middel van informatietechnologie. Sterker nog, soms is er sprake van torenhoge kosten omdat te specifieke wensen worden gesteld en het in de regel beter zou zijn genoegen te nemen met iets minder mogelijkheden maar waarbij kan worden aangehaakt bij een groter systeem, waardoor de kosten per gebruiker fors lager kunnen liggen.