Kosten
De WinScribe management- en auteursoftware is vrij op elke PC (ook buiten kantoor) te installeren. Auteurs kunnen de software (op iedere plaats) vrij gebruiken om te dicteren en de dicteerbestanden te beheren. Alleen voor de werkplek van de secretaresses/ typistes dienen de nodige licenties te worden afgenomen. Het gaat hierbij steeds om het aantal gelijktijdige ingelogde gebruikers. Ook hier geldt weer, dat de software voor de secretaresse op meerdere plaatsen zonder extra kosten geïnstalleerd mag worden. In overleg met u zal op basis van de praktijk het licentiebeleid bepaald worden.

Voor het project zelf moet echter rekening gehouden worden met installatiekosten, kosten voor opleiding / training en de kosten voor inspreekapparatuur. Voor dit laatste zal in gezamenlijk overleg een keuze gemaakt worden.
Meest gebruikelijk voor de auteur is de z.g. Speechmike en voor de secretaresse een headset in combinatie met een voetpedaal. Een pilot vooraf is gebruikelijk. Voor de pilot stellen wij de software zonder kosten ter beschikking. Wel zullen er voor de pilot kosten voor de begeleiding, training en opleidingen worden doorberekend en voor de in te zetten inspreekapparatuur. 

De kosten voor de pilot zullen wij echter tot een minimum beperken. Op uw verzoek maken wij graag een nauwkeurig investeringsvoorstel voor zowel de pilot als de totale bedrijfsbrede uitrol daarna.

Streaming van dictaten en bandbreedte
Netwerkbelasting zal onder gelijke gebruikersomstandigheden eerder dalen dan toenemen.
Winscribe maakt gebruik van "streaming"-techniek. Dat betekent dat audio-playback al start als slechts een zeer kleine hoeveelheid audiodata is ontvangen van de server. Dit voorkomt vertraging en zorgt er voor dat Winscribe niet afhankelijk is van een grote bandbreedte.

Integratie met DMS, PMC of andere kantoorapplicaties
WinScribe biedt met behulp van VB-scripts, Java-scripts de volgende mogelijkheden: Lezen en schrijven naar iedere ODBC-compliant database. Integratie en uitwisseling van gegevens met applicaties van derde partijen.

Het gebruik van (ActiveX) object functionaliteit
Het opslaan van spraakbestanden in een ander geluidsformaat indien gewenst. WinScribe biedt hierbij een rij van "events" aan voor het programmeren van de oplossing:

• Bij inloggen
  Bij uitloggen

• On-line

• Off-line

• Starten van een job

• Terugspoelen van een job

• Niet afmaken van een job

• Beëindigen van een job

• Negeren van een job
  Bij invullen gebruikersvelden (bij auteur)

• Bij verlaten van gebruikersvelden (bij auteur)

• Starten van een dictaat (bij auteur)

• Starten van correctie (bij typiste)

• Beëindigen correctie (bij typiste)

• Aankomst van een nieuw dictaat bij de typiste

Bij doorsturen naar een andere typiste Interface met o.a. Interwoven WorkSite of Hummingbird. Voor situaties waar een DMS systeem wordt ingezet is een interface ontwikkeld, die het starten van het dicteren, de opslag van het document resp. het geluidsbestand een stuk eenvoudiger maakt.

Op het moment, dat vanuit het DMS-systeem de optie digitaal dicteren wordt gestart is alle meta-data over de zaak en/of cliënt bekend en kan een automatische workflow en template-opstart plaats vinden. Wat elders in een database aan gegevens reeds is opgeslagen staat klaar voor verdere werking. Bij opslag wordt het document automatisch in de juiste folder van het DMS-systeem geplaatst.

Centrale installatie
WinScribe heeft de mogelijkheid om de applicaties vanuit een centraal punt te installeren. De WinScribe cliënt software wordt bij installatie van een nieuwe versie op de server automatisch bijgewerkt. Dit is een web-based proces. De uitwisseling tussen andere vestigingen of een derde partij.

De software geeft de mogelijkheid om de digitale dictaten van de WinScribe-server naar de andere WinScribe-server of naar willekeurig ieder andere server te transporteren. Dit is b.v. een van de mogelijkheden om dictaten uit te wisselen met andere vestigingen of met een extern typebureau.

Een tweede mogelijkheid welke binnenkort beschikbaar is dat op iedere vestiging een eigen WinScribe-server staat welke onderling met elkaar verbonden zijn. De centrale database houdt alle gegevens bij en transporteert eerst de audio-files over het LAN/WAN wanneer hierom gevraagd wordt. Door de gebruikers in de diverse vestiging wordt dit ervaren als één database.

De importeerfunctie
De software geeft de mogelijkheid om de digitale dictaten van een voicerecorder of PDA (automatisch) te importeren in WinScribe op de juiste plaats. Tevens kunnen dictaten van een andere vestiging (wanneer daartoe de rechten zijn) opgehaald worden. Een uiterst intelligente en comfortabel functionaliteit.

Dicteren met een PDA
De software van WinScribe voor de auteur is ook beschikbaar voor een PDA (Window CE). Deze heeft voor de auteur in principe dezelfde faciliteiten als op zijn desktop. In veel situaties komt het voor, dat de gebruiker van de PDA een upload wenst van zijn dictaten naar de WinScribe Server om het dictaat te laten uitwerken, maar is niet in de buurt van een PC waar WinScribe is geïnstalleerd. Hiervoor is nu een speciale (WinScribe Anywhere) software ontwikkeld, die via internet benaderbaar is en op eenvoudige wijze de dictaten naar de gewenste plaats brengt. Met bovenstaande is dicteren met een PDA een serieuze optie.

Spraakherkenning
Een verontwikkelde integratie met spraakherkenning is als optie aanwezig. Hiervoor wordt de engine van Dragon Naturalyspeaking ingezet. Dit is het meest geavanceerde softwaresysteem voor spraakherkenning met een zeer hoge graad van herkenning. De stand van de techniek biedt zowel online- als backgroundspraakherkenning.

Telefoon interface
Met iedere standaard telefoon (vast of mobiel) kan er gedicteerd worden, wanneer een speciale z.g. telefoonkaart geïnstalleerd is in de WinScribe-server. De dictaten komen op de gebruikelijke wijze terecht in de pool van het betreffende secretariaat. Ook het oproepen en aanpassen van dictaten is hierbij mogelijk. Er is een vergaande integratie middels scripting, telefoonnummerherkenning, text-to-speech mogelijkheden, waardoor een compleet "unified messaging" opgezet kan worden.

VoIP
Voice over IP is de nieuwste ontwikkeling binnen het WinScribe-systeem.

Voice Forms
WinScribe z.g. Voice Forms biedt als verlengde op het telefoon dicteren de mogelijkheid om gestructureerd (als ware het een formulier) te dicteren. Dit is een zeer geavanceerd systeem met vele mogelijkheden. Instelbare questionaries met inspreekbare vragen voor auteur en antwoorden voor de secretaresse.

Single Sign-On functionaliteit middels MS Active Directory
Met de Active Mapping is het voor de gebruikers niet meer nodig om de inlogcodes van WinScribe in te geven. Met Active Directory mapping is het niet meer nodig om gebruikers opnieuw te laten inloggen in het WinScribe systeem. Citrix / Terminal Services
WinScribe werkt onder Citrix of Terminal Services. Hierdoor is het mogelijk om de cliëntsoftware centraal op de server te laten hosten. Gebruikers kunnen via de browser of via een terminalsessie inloggen en werken.

Beveiliging
Er wordt gebruik gemaakt van Secure Socket Layer (SSL) technologie, alle data tussen twee sites wordt van encryptie voorzien en zijn onleesbaar voor wie dan ook. Deze vorm van encryptie is gebruikelijk in Internet applicaties.

Nieuwe releases
Standaard geeft WinScribe 2 x per jaar een nieuwe release uit. Deze zijn volledig gedocumenteerd. In overleg met u zal bepaald worden of het zinvol en gewenst is deze te installeren. In het algemeen zullen de ontwikkelingen gaan in de richting van verdergaande integratiemogelijkheden, het gebruikersgemak en uitbreidingen m.b.t. het dicteren op iedere plaats, op ieder moment.