Oplossingen voor de advocatuur

Digitaal dicteren
Workflow-systemen
Spraakherkenning
Rendement bij digitaal dicteren
Advies voor digitale spraakverwerking
Documentmanagement


Digitaal dicteren:

Binnen de advocatuur wordt veel gedicteerd. Vaak is dit met analoge apparatuur. De bekende bandjes worden na inspreken overhandigd aan een secretaresse om verder uit te werken. In een aantal gevallen, vooral bij de kleinere bureaus werkt de advocaat ook zelf zijn dictaat uit.

Voor de techniek van analoog dicteren met bandjes is echter een vervanger:
Digitaal dicteren.

  • Een onvermijdbare ontwikkeling. Digitaal dicteren biedt een aantal voordelen:

  • Makkelijk te verzenden via het netwerk van de PC of middels E-mail

  • De dictaten worden "zichtbaar" door een naam net als bij Worddocumenten en kunnen daardoor apart behandeld worden. (Opbergen / Verwijderen / Editeren)

  • Minder gevoelig voor storingen

  • Enorme uitbreiding van de opslagcapaciteit.

De eerste stap is daarom over te stappen naar digitaal dicteren. Verschillende inspreekapparatuur staat hiervoor ter beschikking. Voor de advocaat is dit meestal de z.g. Speechmike of de voicerecorder  (vervanger van het "bandjes" apparaat) in mobiele situaties. Voor de secretaresse is dit in 9 van de 10 gevallen een z.g. headset in combinatie met een voetpedaal. De overstap naar  digitaal dicteren is een enorme vooruitgang. Niet alleen is de kwaliteit beter maar vooral de flexibiliteit neemt toe.



Workflow-systemen:
Bij een kantoor met meerdere advocaten ontstaat bij digitaal dicteren echter al snel de behoefte om de dictaten op een intelligente manier naar de secretaresse te sturen. Met intelligente manier wordt bedoeld, dat het transport niet meer door een "attach" aan een E-mail of het simpelweg plaatsen in een gemeenschappelijke map op de server plaats vindt, maar dat het verzenden een integraal onderdeel is van het dicteerproces. Tevens dat er ook mogelijkheden zijn voor het aanbrengen van prioriteiten, dat er een keuze gemaakt kan worden voor welke secretaresse het dictaat bedoeld is en dat de auteur de status van het dictaat kan blijven volgen. Meer controle dus.

Hiervoor bieden wij u een tweetal uitstekende en bewezen systemen: DictaNet en WinScribe.
Beide hebben hun specifieke eigenschappen en hun inzet in bepaalde situaties.

WinScribe heeft o.a. als extra mogelijkheid de integratie met de bestaande database en heeft uitgebreide mogelijkheden voor de inrichting

Spraakherkenning:
In het verlengde van digitaal dicteren is de mogelijkheid van de inzet van spraakherkenning.

Spraakherkenning is uit de kinderschoenen. Op vele plaatsen, wordt spraakherkenning met succes toegepast. Belangrijk is wel een professionele begeleiding en een goed opgebouwd lexicon. In veel gevallen is het scenario dat de advocaat digitaal dicteert zonder spraakherkenning en de secretaresse het ingesproken dictaat uitwerkt met spraakherkenning. Spraakherkenning zet het ingesproken dictaat automatisch om naar tekst en de secretaresse controleert, brengt correcties aan en kiest de juiste template. Voor spraakherkenning is Dragon NaturalySpeaking de enige juiste oplossing.

Rendement bij digitaal dicteren:
Uiteindelijk los van het gemak en de controle, draait het om rendement. In veel gevallen zijn er rendementsverbeteringen mogelijk door de overstap van analoog naar digitaal van 25% tot 30%.

Goed ingezette spraakherkenning doet daar nog een schepje bovenop. 40% tot 50% is zeker haalbaar. Diverse onderzoeken hebben dit aangetoond.



Advies voor digitale spraakverwerking:
Een advies vooraf is aan te raden. Uiteindelijk wenst niemand een verkeerde aanschaf. Wij raden u aan om als eerste stap gebruik te maken van onze korte vragenlijst , elders op deze website. Wanneer u deze invult wordt een advies uitgebracht met daarin een ROI-berekening (return of investment) en een investeringsvoorstel. Daarna treden wij graag met u in contact om u verder te begeleiden.



Documentmanagement:
Documentmanagement is een hoofdstuk apart. Binnen de advocatuur zijn vele kostbare documenten aanwezig, die met een zekere integriteit behandelt moeten worden. Met kostbaar bedoelen wij, dat er vele uren werk en een grote waarde aan informatie in het document is opgesloten. Met name binnen de advocatuur is het belangrijk om hieraan volop aandacht te besteden. De wijze van bewaren, opzoeken en kennis ontsluiten bepaald een groot deel van uw toegevoegde waarde in uw dagelijkse werkwijze. Interwoven biedt voor de juridische wereld de beste en op vele plaatsen bewezen oplossing. Belangrijk is te vermelden is dat er een koppeling tussen Interwoven en DictaNet mogelijk is. Dat betekent, dat een uitgewerkt dictaat onmiddellijk ingebracht kan worden in het documentmanagementsysteem.