Oplossingen voor verzekeringsmaatschappijen

Digitaal dicteren
Workflow met WinScribe
 Spraakherkenning
Rendement bij digitaal dicteren
Advies voor digitale spraakverwerking
Documentmanagement


 Digitaal dicteren:
Binnen de verzekeringswereld wordt nog niet optimaal gebruik gemaakt van de moderne technieken m.b.t. dicteren. Dat is jammer omdat er een enorme rendementsverbetering mogelijk is door digitaal te dicteren. Verzekeringsconsulenten zijn niet opgeleid om te typen. Bovendien gaat spreken 3 maal sneller dan typen. Dicteren dus!
Wanneer gedicteerd wordt is dit vaak nog met analoge apparatuur. De bekende bandjes worden na inspreken overhandigd aan een secretaresse om verder uit te werken. In een aantal gevallen, werkt de verzekeringsconsulent het dictaat zelf uit. In sommige gevallen noodzakelijk, in de meeste gevallen zonde van de kostbare tijd. Er is veel tijd te besparen. Uiteindelijk gaat spreken 3 maal zo snel als schrijven.
Voor de techniek van analoog dicteren met bandjes is echter een vervanger: Digitaal dicteren.

  • Een onvermijdbare ontwikkeling. Digitaal dicteren biedt een aantal voordelen:

  • Makkelijk te verzenden via het netwerk van de PC of middels E-mail

  • De dictaten worden "zichtbaar"  door een naam net als bij Worddocumenten en kunnen daardoor apart behandeld worden. (Opbergen / Verwijderen / Editeren)

  • Minder gevoelig voor storingen

  • Enorme uitbreiding van de opslagcapaciteit.

De eerste stap is daarom gebruik te maken van digitaal dicteren. Verschillende inspreekapparatuur staat hiervoor ter beschikking. Voor de consulent is dit meestal de z.g. speechmike of de voicerecorder  (de vervanger van het "bandjes" apparaat) in mobiele situaties. Voor de secretaresse is dit in 9 van de 10 gevallen een z.g. headset in combinatie met een voetpedaal. De overstap naar  digitaal dicteren is een enorme vooruitgang. Niet alleen is de kwaliteit beter maar vooral zijn er grote voordelen in de flexibiliteit.



Workflow met WinScribe voor verzekeringsmaatschappijen:
Bij een afdeling of cluster binnen een grotere verzekeringmaatschappij ontstaat bij digitaal dicteren al snel de behoefte om de dictaten op een intelligente manier naar het secretariaat te sturen. Met intelligente manier wordt bedoeld, dat het transport niet meer door een "attach" aan een E-mail of het simpelweg plaatsen in een gemeenschappelijke map op de server plaats vindt, maar dat het verzenden een integraal onderdeel is van het dicteerproces. Tevens dat er ook mogelijkheden zijn voor het aanbrengen van prioriteiten, dat er een keuze gemaakt kan worden voor welke secretaresse het dictaat bedoeld is en dat de auteur de status van het dictaat kan blijven volgen. Meer controle en meer gemak dus. Bovendien is het van doorslaggevend belang dat de informatie over verzekeringsnemers gekoppeld kan worden aan het betreffende document.

Het aangewezen systeem hiervoor is WinScribe. WinScibe biedt de mogelijkheid van een volledige integratie met de bestaande databases. De gegevens uit de database worden daarbij automatisch overgenomen in het document. Niet onbelangrijk voor verzekeringmaatschappijen is dat het systeem van WinScribe op basis van een vraag- en antwoordspel (spraak) formulieren kan invullen. Dit kan op de werkplek, via internet of via een normale (standaard) telefoon. Hiermee kunnen buitendienstmedewerkers snel en efficiënt en op ieder moment hun berichtgeving kwijt. 



Spraakherkenning:
In het verlengde van digitaal dicteren is de mogelijkheid van de inzet van spraakherkenning.

Spraakherkenning is uit de kinderschoenen. Op vele plaatsen, wordt spraakherkenning met succes toegepast. Belangrijk is wel een professionele begeleiding en een goed opgebouwd lexicon. In veel gevallen is het scenario dat de arts / specialist digitaal dicteert zonder spraakherkenning en de secretaresse het ingesproken dictaat uitwerkt met spraakherkenning. Spraakherkenning zet het ingesproken dictaat automatisch om naar tekst en de secretaresse controleert, brengt correcties aan en kiest de juiste template. Toch zijn er een groeiend aantal artsen / specialisten, die zelf met spraakherkenning werken om daarna het spraakbestand samen met de reeds automatisch uitgeschreven tekst naar de secretaresse te sturen. Beide oplossingen zijn mogelijk.
Voor spraakherkenning is Dragon NaturalySpeaking de enige juiste oplossing, maar dan wel voorzien van een professioneel opgebouwd lexicon.



Rendement bij digitaal dicteren:
Uiteindelijk los van het gemak en de controle, draait het om rendement. In veel gevallen zijn er rendementsverbeteringen mogelijk door de overstap van analoog naar digitaal van 25% tot 30%.

 Goed ingezette spraakherkenning doet daar nog een schepje bovenop. 40% tot 50% is zeker haalbaar. Diverse onderzoeken hebben dit aangetoond.



Advies voor digitale spraakverwerking:
Een advies vooraf is aan te raden. Uiteindelijk wenst niemand een verkeerde aanschaf. Uiteindelijk moet het voordeel opleveren. Daarin willen wij u graag begeleiden. Wij raden u aan om als eerste stap gebruik te maken van onze korte vragenlijst , elders op deze website. Daarna treden wij graag met u in contact om u e.e.a. verder uit te werken.

Wij bieden u aan om een compleet adviesrapport inclusief investeringsvoorstel op te stellen (wordt beschikbaar gesteld in Word-formaat). Hiermee kunt u een interne projectaanvraag opstellen met alle in-en outs, inclusief een risico- en rendementsanalyse.



Documentmanagement:
Documentmanagement is een hoofdstuk apart. Binnen een verzekeringsmaatschappij zijn vele kostbare documenten aanwezig, die met een zekere integriteit behandelt moeten worden. Met kostbaar bedoelen wij, dat er vele uren werk en een grote waarde aan informatie in het document is opgesloten. De wijze van bewaren, opzoeken en kennis ontsluiten bepaald een groot deel van uw toegevoegde waarde in uw dagelijkse werkwijze. Interwoven biedt hiervoor de beste en op vele plaatsen bewezen oplossing. Belangrijk is te vermelden is dat er een koppeling tussen Interwoven en WinScribe mogelijk is. Dat betekent, dat een uitgewerkt dictaat onmiddellijk ingebracht kan worden in het documentmanagementsysteem.